Kế hoạch tổ chức even mẫu

 

Lập kế hoạch cho một sự kiện - đặc biệt là những sự kiện lớn và dài ngày - có thể rất khó khăn. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất. Dưới đây là những gợi ý cho bạn.




Lên kế hoạch tổ chức một chương trình sự kiện



Dưới đây là các khâu chuẩn bị cơ bản cho một chương trình được tổ chức bài bản.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện | event planning

 

Tổ chức sự kiện giao lưu

Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.

Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi.

Riêng bài này chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức.

A. Công tác chuẩn bị:

Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phaỉ nắm chắc các ý sau:

1. Mục đích yêu cầu của cuộc tổ chức sự kiện giao lưu:

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

¨ Chức năng giáo dục và rèn luyện:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…

¨ Chức năng giải trí, vui chơi:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

2. Đối tượng cuộc giao lưu

Về đối tượng ta nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể : số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

3. Thời gian giao lưu:

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

4. Địa điểm giao lưu:

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

5. Hình thức qui mô cuộc giao lưu:
Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.

Thí dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?

6. Nội dung cuộc giao lưu:

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu:

- Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).

- Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.

- Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…

- Quà thưởng, quà lưu niệm…

8. Ban tổ chức cuộc giao lưu:

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?...

Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

B.Lên kế hoạch chương trình tổ chức sự kiện chi tiết cuộc giao lưu:

Từ các ý đã chuẩn bị của phần (A) ta cần chuẩn bị bản kế hoạch tổ chức sự kiện và cụ thể hóa thành chương trình tổ chức sự kiện chi tiết sau:

Chương trình chi tiết:

I. Mục đích yêu cầu cuộc giao lưu: (nêu cụ thể ra thành 2 nội dung: mục đích, yêu cầu).

II. Nội dung và hình thức cuộc giao lưu: (nêu cụ thể các nội dung có được, các hình thức thể hiện cụ thể qui mô dự định diễn ra…).

III. Thời gian, địa điểm, nhân sự: (nêu rõ thời gian tổng thể, địa điểm ở đâu? Bao nhiêu địa điểm? Tổng số nhân sự tham gia? Chia bao nhiêu tổ?).


IV. Chương trình tổ chức sự kiện chi tiết:


KHAI MẠC

1. Tập hợp lực lượng: (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).

Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:

- Nếu giao lưu trong hội trường: trước khi diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, khi đơn vị bạn tiến vào hội trường sẽ đón bằng cách hô băng reo, sau đó là các bài hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương trời…).

- Nếu giao lưu ở ngoài sân: đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi một số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau đó có thể dùng các bài hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để mọi người trong vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi các thành viên của đơn vị bạn gia nhập vòng tròn.

- Nếu muốn “pha trộn” lực lượng các đơn vị giao lưu, trước khi vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim”.

- Nếu muốn tạo sự tự nhiên trước khi giao lưu có thể chơi một số trò chơi khác như: nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không đúng mời ra nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực bằng các hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ…).

- Nếu muốn tạo khí thế vui khỏe thì tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu khi từng đơn vị tiến vào hội trường.

2. Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:

- Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.
- Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.
- Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.

3. Giới thiệu đại biểu:

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:

- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.
- Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.

Lưu ý:

- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia.
- Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

4. Thông qua chương trình tổ chức sự kiện :

- Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi.
- Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:

- Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên.
- Thư ký: từ 1 – 2 người.
- Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người.

Lưu ý:

· Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố).
· Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này.


VÀO CHƯƠNG TRÌNH



Cần lưu ý các việc sau đây:

· Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót.

· Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người.

· Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc. Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa… giữa chương trình. Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc.

· Tùy tình hình cuộc giao lưu co thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn…


BẾ MẠC



Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc thường gồm có các phần sau:

· Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…).

· Công bố kết quả đạt được. Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả.

· Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần.

· Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc.

· Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần).

· Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…).

C.Một số công việc khác:

1. Lập và phân công Ban tổ chức:

Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:

  • Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.
  • Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.
  • Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…
  • Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…


Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:

· Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.

· Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.

Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.

2. Có chế độ kiểm tra công việc:

Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…

3. Dự trù kinh phí:

Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc.

Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.

Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.

Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận.

Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:

1. Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.

3. Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng.

4. Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…

5. Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.

6. Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.

7. Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.

Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.

(Theo: http://tochucsukien.org.vn/tin-tuc/quy-trinh-to-chuc-su-kien/980-to-chuc-su-kien-len-ke-hoach-to-chuc-mot-chuong-trinh-su-kien)


5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện


 Trong tổ chức sự kiện, mọi vấn đề có giải pháp riêng của nó, sau một sự kiện bạn có thể rút ra bài học để áp dụng cho các sự kiện tiếp theo. Đây là năm bí quyết để tránh rắc rối khi chuẩn bị cho một sự kiện.
 

lập kế hoạch event
 

1. Không bị rối trong những chi tiết nhỏ nhặt

Đi quá sâu vào chi tiết hoàn toàn có thể làm bạn bị chệch hướng công việc. Các sự kiện càng lớn, càng dễ làm bạn cảm thấy quá tải với các chi tiết nhỏ nhặt, đừng lãng phí thời gian quý báu của mình, bạn nên đầu tư nó vào các vấn đề trọng tâm và mang tính chất tổng thể.
Ví dụ, trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của mình, bạn chỉ cần tập trung vào chủ đề và màu sắc chủ đạo, đừng quan tâm đến cách trang trí cụ thể. Phác thảo sơ qua các menu, chúng cần đáp ứng những điều kiện cơ bản gì thay vì tìm kiếm, lựa chọn từng món ăn. Dự trù một ngân sách chung với từng khoản mục lớn mà không cần tính toán chi li chi phí cho từng vật dụng. Lên một danh sách các sự kiện quan trọng để theo dõi tiến trình tổ chức(đã ký hợp đồng với những nhà cung cấp nào, giấy mời đã được gửi đi chưa,địa điểm đã được thuê chưa vv.)

Đừng lên kế hoạch thời gian cho mỗi một hoạt động nhỏ, nếu không bạn sẽ tiêu tốn hết thời gian của mình mà không chắc là mọi việc sẽ được hoàn thành . Hãy nhớ rằng bạn không thể hoạt động hiệu quả nếu bị căng thẳng nghiêm trọng , hãy giữ cho mình luôn ở trong trạng thái sáng suốt và tràn đầy năng lượng. Bạn đang chịu trách nhiệm để sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công, đưa ra các quyết định quan trọng chứ không phải là đi lo nên in tấm băng-rôn với chữ hoa hay chữ thường.Những công việc đó sẽ giao cho người khác, mỗi người có một mảng công việc riêng của mình để chịu trách nhiệm về nó. Bạn cũng nên xem xét sự cần thiết để có một người giúp bạn quản lý lịch trình công việc, một tình nguyện viên hay một nhân viên tạm thời , việc này sẽ bảo đảm bạn không bỏ sót sự kiện quan trọng nào.

2. Chú tâm đến F&B - Làm hài lòng khách mời

Sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi bạn chọn người cung cấp, hãy chắc chắn bạn có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể,món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả. Nếu người cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, bạn không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.

Hãy nhớ rằng khách mời không biết bên cung cấp dịch vụ cho bạn là ai. Nếu thực đơn không ngon, trình bày không được hấp dẫn, khu phục vụ đồ uống không hoạt động tốt, điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu về bạn, không phải là nhà cung cấp. Hãy chắc chắn người cung cấp của bạn có trách nhiệm và bạn đã kiểm tra kĩ các dịch vụ cam kết trước khi ký hợp đồng. Uy tín của bạn phụ thuộc vào nó.

3. Có hợp đồng rõ ràng trong mọi việc

Hầu hết mọi khâu của công tác tổ chức sự kiện phải được ghi trong hợp đồng. Không có vấn đề gì có thể bỏ qua - dù là khăn trải bàn hay khăn ăn, giải trí, dịch vụ vệ sinh, cơ sở vật chất, chỗ ngồi – hãy chắc chắn rằng bạn có một văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp của bạn, xác định rõ ràng những gì bạn đang phải trả tiền để có được, những gì bạn mong đợi từ họ, và thời gian chính xác họ sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho bạn. Các văn bản cam kết này sẽ cho bạn một cơ sở rõ ràng để từ đó đánh giá chất lượng hoạt động của họ sau này.

Giải quyết mọi việc chỉ với một cái bắt tay thân thiện rồi sẽ đem đến cho bạn sự thất vọng và các chi phí phát sinh. Nếu không có một thỏa thuận bằng văn bản, nhà cung cấp dịch vụ của bạn có thể tăng số lượng không cần thiết hoặc thay đổi giá cả vào phút chót. Nếu điều tồi tệ nhất xảy ra,như có sự tranh cãi, vỡ sự kiện vì khâu nào đó thì hợp đồng sẽ là cơ sở để giải quyết nếu có kiện cáo về các khoản phải thanh toán.

4.Tiết kiệm ngân sách

Hãy chắc chắn rằng bạn có một ngân sách rõ ràng cho sự kiện của mình. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, họ sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, họ sẽ hài lòng nếu bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức. Bạn nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà bạn có thể chi tiêu.Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt. Bạn có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng bạn có thể lựa chọn những menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Tất cả điều này sẽ đem lại cho bạn số tiền lớn nhất mà bạn có thể thu được.
 

dự trù ngân sách khi lập kế hoạch event


5.Đừng vội nghỉ ngơi


Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn nên đặt hàng trước các dich vụ với nhà cung cấp tại thời điểm sớm nhất có thể. Điều này giúp giảm bớt mức độ căng thẳng của công việc vào giai đoạn cuối. Nó cũng đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ bạn có là tốt nhất với một chi phí hợp lý. Nhưng đôi khi, việc thấy mọi thứ đang diễn ra rất tốt trước sự kiện, lại là sự cám dỗ để ngồi lại và nghỉ ngơi một chút. Phải cẩn thận – ngay thời điểm bạn nghĩ rằng rất an toàn để nghỉ ngơi thì mọi việc có thể đổ vỡ.
Hãy bảo đảm kế hoạch diễn ra đúng tiến độ bằng cách kiểm tra công việc của mọi người trong ekip của bạn, hỏi về những khó khăn và cung cấp hướng giải quyết cho họ. Đừng để những rắc rối chờ đến ngày mai mới giải quyết, nó có thể trở thành vấn đề lớn hơn, đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc hơn để sữa chữa so với thời điểm hiện tại. Hãy dự trù trước những rắc rối có thể xảy ra, nếu không, bạn sẽ ở trong tình trạng khủng hoảng với nguồn lực hạn chế và chỉ có một vài sự lựa chọn khi gặp khó khăn. Hãy để nó đến như một phần trong kế hoạch của bạn chứ không phải là sự kiện bất khả kháng.
Thời gian để giảm nhịp độ công việc và thư giãn thường là ngày diễn ra sự kiện. Bạn đã thực hiện công việc của mình, và mọi việc đang diễn ra suôn sẻ theo đúng trình tự của nó. Bạn có thể thư giãn và tận hưởng sự kiện này bởi vì bạn đã bỏ công sức rất nhiều trong việc chuẩn bị trước đó.

Trên đây là một số bí quyết bạn cần nắm để chuẩn bị trước một sự kiện và giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hãy tham khảo và áp dụng cho việc lên kế hoạch của bạn nhé!


BẠCH VÂN (dịch từ www.eventnow.com)

Top các công cụ hữu ích cho người là event

1. Specialevents.ucla.edu

Trang web là một công cụ hữu ích để bạn có thể lên kế hoạch cho một event chuyên nghiệp. Một số mẫu kế hoạch và công việc cần làm có thể hỗ trợ bạn trong quá trình lên kế hoạch cho một event: bản kế hoạch tài chính, bản mẫu tài chính, bảng kê dịch vụ ăn uống, phân chia công việc, những thứ cần thuê mướn, kế hoạch để đảm bảo an toàn và dự phòng tình huông khẩn cấp, kế hoạch tiến độ cho một event, tiến độ in ấn, thành phần khách mời…
 

trang thông tin event

Giao diện Specialevents.ucla.edu không hấp dẫn lắm

nhưng những thông tin cung cấp lại rất hữu ích


2. PartyPop.com

Đây là một nguồn tài nguyên tối ưu để bạn có thể tổ chức một buổi tiệc, lễ cưới và những Event cần thiết phải lên kế hoạch. Bạn có thể tìm ở đây các ý tưởng, mẹo vặt, và thậm chí có thể tính toán tài chính cho một Event một cách dễ dàng. Đặc biệt giao diện của PartyPop.com được trình bày theo những loại hình event khác nhau, điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm một bảng kế hoạch phù hợp nhất cho mình

3. EasyEventPlanning.com

Đây là một trang web cung cấp các công cụ miễn phí trực tuyến để lập kế hoach cho một event. Sẽ có 3 mục cho bạn chọn: lập một kế hoạch event, tìm kiếm các nhà cung cấp địa phương, và các ý tưởng và mẹo vặt. Bạn chỉ cần đăng ký thành viên và điền đầy đủ thông tin về event, việc còn lại sẽ là của EasyEventPlanning.com.

4. SuccessfulEventPlanning.com

Có thể nói đây là 1 cuốn từ điển online về lập kế hoạch cho 1 event. Tại đây bạn có thể tìm thấy mọi thứ cần thiết để tạo nên một event thành công: Các bảng lịch trình và checklist, ý tưởng design, một số thư và form mẫu, thông tin cần thiết về thuê mướn, các công cụ tính toán dịch vụ ăn uống, thông tin tham khảo và một số bài tập tình huống…

5. EventPlanning.com

EventPlanning.com được thiết kế khá đẹp mắt và bạn sẽ ấn tượng với sự chuyên nghiệp của trang web. Trang web cung cấp những thông tin và tài nguyên hữu ích để lên kế hoạch cho những event đặc biệt, các cuộc họp, hay lễ cưới. Điều quan trọng là trang web không thu phí đối với những thông tin này.
 

công cụ event planning

Công cụ Event Planning là cánh tay nối dài cho người làm Event

6. MyPartyPlanner.com

Đây là một website thuộc dạng danh mục giúp bạn tổ chức một event hay một bữa tiệc chuyên nghiệp ở mọi nơi trên đất Mỹ. Mặc dù webside chỉ giới hạn tại một khu vực địa lý nhất định nhưng những thông tin mà nó mang lại thì vô cùng hữu ích để lên kế hoạch cho một bữa tiệc cưới hay đơn giản chỉ là một bữa tiệc nhỏ.

7. Celebrations.com

Trang web có phần thiên về tổ chức các hoạt động mang tính bình dân như các buổi tiệc nhỏ, tổ chức tiệc giáng sinh hay một buổi tiệc âm nhạc, và bạn cũng có thể thấy điều đó qua giao diện của web, rất thân thiện và dễ nhìn. Tại đây bạn sẽ được cung cấp những công cụ cần thiết để lên kế hoạch cho một buổi tiệc, bao gồm cả việc bạn có thể tự mình thiết kế thư mời, bên cạnh đó còn có một số công cụ để bạn tính toán chi phí cho buổi tiệc, chi phí đồ ăn thức uống.

8. Party411.com

Bước vào trang web của party411 có lẽ sẽ làm bạn lầm tưởng đang bước vào thế giới của Walt Disney. Các mục, chủ đề được đính kèm với những hình ảnh hoạt hình vui nhộn và các màu sắc vui mắt. Tuy nhiên, những gì Party411 đem đến lại không hề “trẻ con” chút nào. Bạn sẽ tìm thấy ở đây những ý tưởng để có một theme party hoàn hảo. Có đến hàng trăm ý tưởng được chia sẻ, từ những gợi ý cho một bữa tiệc không đụng hàng đến những ý tưởng cho các trò chơi.

9. iParty.com

iParty tập trung đến việc tạo ra sự vui nhộn cho một bữa tiệc. Những thông tin, ýtưởng do iParty đem lại chắc chắn sẽ giúp bạn tổ chức một party cực kỳ vui nhộn.

10. BabyShower101.com

Cái tên BabyShower101.com chắc hẳn gợi cho bạn sự liên tưởng đến những sự kiện liên quan đến trẻ em. Quả vậy, BabyShower101.com được tạo ra để dành cho các bà mẹ trẻ, các gia đình có con nhỏ. Những thông tin trang web cung cấp sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi vấn đề liên quan để con bạn có một party hoàn hảo, đó có thể là những ý tưởng, trò chơi trong buổi tiệc, đồ ăn thức uống hay đơn giản chỉ là cách để có một bức thư mời phù hợp.

Bên cạnh đó, Event Channel cũng xin giới thiệu một số trang web khác cũng rất hữu ích để các bạn có thể lên kế hoạch phù hợp cho một event như: MindTools.com, Hostessblog.com, BestPartyEver.com, EventQuote.net…

XUÂN CƯỜNG (Theo Eventeducation.com)



(St)

Các bước chuẩn bị cho hội nghị khách hàng
Các bước tổ chức lễ khởi công thành công nhất
Các bước lập kế hoạch event hoàn hảo
Các bước chuẩn bị để tổ chức một sự kiện thành công

 

• Hỏi đáp về
Bạn muốn biết thêm về chủ đề xin vui lòng đặt câu hỏi tại đây để được trợ giúp
Gửi
Hỏi đáp của bạn phải gõ bằng tiếng việt có dấu và có nội dung lành mạnh, không mang nôi dung phản động, không vi phạm thuần phong mỹ tục Việt Nam. Hỏi đáp có nội dung xấu sẽ bị xóa.

Bài viết trong chủ đề này


      Không có bài viết nào!

• Các nội dung liên quan:

Top 10 Câu hỏi mới nhất

avatar
An_nick hỏi về chủ đề này trong Hỏi đáp 2 giờ trước
0 Trả lời 1 click
avatar
An_nick hỏi về chủ đề này trong Hỏi đáp 2 giờ trước
0 Trả lời 5 click
avatar
An_nick hỏi về chủ đề này trong Hỏi đáp 3 giờ trước
0 Trả lời 2 click
avatar
An_nick hỏi về chủ đề này trong Hỏi đáp 11 giờ trước
0 Trả lời 1 click
avatar
An_nick hỏi về chủ đề này trong Hỏi đáp 12 giờ trước
0 Trả lời 3 click
avatar
An_nick hỏi về chủ đề này trong Hỏi đáp 13 giờ trước
0 Trả lời 3 click
avatar
An_nick hỏi về chủ đề này trong Hỏi đáp 14 giờ trước
0 Trả lời 4 click