Những người đón tiếp các Chính khách quốc tế đến Việt Nam

(ĐSPL) - Hoàn hảo, tuyệt vời và gây ấn tượng là ba từ mà phần lớn các đại biểu nước ngoài đã bày tỏ đối với cục Lễ tân Nhà nước, bộ Ngoại giao khi kết thúc những chuyến thăm cấp cao hoặc tham dự Hội nghị Quốc tế tại Việt Nam.

“Người làm lễ tân cũng như người làm dâu trăm họ. Một năm thành công đối với cục Lễ tân Nhà nước đó chính là không có trục trặc xảy ra khi đón đưa các chuyến đoàn cấp cao tới thăm Việt Nam, phục vụ các đồng chí lãnh đạo cấp cao của ta đi thăm và tham dự Hội nghị Quốc tế ở nước ngoài…”, đó là những tâm sự của ông Mai Phước Dũng – Cục trưởng cục Lễ tân Nhà nước Việt Nam.

Chuyện đón những đoàn cấp cao

Công việc lễ tân luôn đòi hỏi phải cực kỳ tỉ mỉ, chu đáo, linh hoạt. Vất vả là thế nhưng chính họ - những người làm dâu trăm họ đã góp phần không thể thiếu cho thành công của ngành ngoại giao nước nhà.

Gác lại những lo toan, bộn bề của công việc cuối năm, ông Mai Phước Dũng - Cục trưởng cục Lễ tân Nhà nước Việt Nam đã có cuộc trò chuyện với nhóm PV để trải lòng về “phận làm dâu trăm họ”.

Từ khi Việt Nam bắt đầu tham gia quá trình hội nhập quốc tế đến nay, qua các sự kiện lớn như: Cấp cao Pháp ngữ 1997, ASEAN 2010, ASEM- 5, APEC – 2006, ASEAN – 2010, các chuyến thăm của các đoàn cấp cao, các đoàn tổng thống các nước…, cục Lễ tân Nhà nước đã học hỏi và trưởng thành để đạt được những thành tựu lớn, góp phần không nhỏ vào sự thành công của ngoại giao nước nhà.

Thành công nhất phải kể đến hội nghị ASEM – 5 2004 và APEC 2006. Không đơn giản chỉ để lại dấu ấn khi các Cục trưởng cục Lễ tân các nước tham gia hội nghị APEC tại Chile một tháng sau đó vẫn còn nhắc với lãnh đạo cục Lễ tân Nhà nước Việt Nam về thành công của ASEM – 5 với niềm khâm phục rõ rệt, Hội nghị ASEM – 5 đã chứng tỏ bước trưởng thành vượt bậc của lễ tân Việt Nam, đóng góp lớn cho thành công của sự kiện đối ngoại quan trọng nhất của Việt Nam năm 2004.

Những điều mình đề ra đều làm được, từ việc đón, tiễn khách, bố trí xe cộ, tổ chức, người chỉ huy, lễ kết nạp, khai mạc… tất cả đều đúng giờ chưa kể các buổi chiêu đãi, các phiên họp diễn ra theo đúng giờ.

Ông Mai Phước Dũng chia sẻ: “Năm 2015 vừa khép lại là một năm đáng nhớ cho cục Lễ tân Nhà nước. Rất nhiều sự kiện quan trọng của quốc gia mà chúng tôi đã hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc. Chỉ mới đây thôi vào tháng 11, trong 3 ngày liên tiếp 3 nguyên thủ của 3 quốc gia đến thăm Việt Nam, anh em chúng tôi phải cố gắng đảm bảo cho mọi việc suôn sẻ. Thay cờ chuẩn giờ, để đến lễ đón nguyên thủ nước nào tới thì cờ của nước đó tràn ngập các con phố đón mừng đồng thời đảm bảo các chương trình hoạt động được bố trí hợp lý, đáp ứng được yêu cầu của bạn và của ta trong 3 ngày liên tiếp cũng là một khó khăn với chúng tôi. Chỉ cần một sai sót nhỏ, cũng có thể ảnh hưởng tới hình ảnh của Việt Nam, ảnh hưởng tới quan hệ của 2 nước. Trong công tác chuẩn bị không bao giờ cho phép chậm trễ và sai sót. Khi các chuyến thăm kết thúc, cục Lễ tân luôn nhận được những lời khen ngợi của nước bạn. Thật sự đó là phần thưởng lớn đối với chúng tôi”.

Tạo sự chủ động về mặt lễ tân luôn luôn là yếu tố cần thiết. Trong hội nghị ASEM, cục Lễ tân cũng đã tính đến đoàn Nhật Bản chỉ đi xe nước họ sản xuất nên ta chuẩn bị sẵn xe Nhật Bản. Có nguyên thủ không đi chuyên cơ mà đi máy bay cùng hành khách, chúng ta cũng đã có biện pháp đón tiễn chu đáo và an toàn nhất như đón các nguyên thủ khác: Cho máy bay khi đến cũng như khi đi đỗ vào vị trí danh dự, đón nguyên thủ rồi mới cho hành khách xuống. Biện pháp xử lí như Việt Nam lúc này chưa nước nào làm được.

Trong những ngày diễn ra hội nghị, không có cán bộ lễ tân nào đứng ngoài cuộc, họ luôn luôn căng đầu óc để triển khai kế hoạch hay tính toán các biện pháp thay thế, hay nói như ông Dũng: “Chúng tôi cứ quay như chong chóng để hoàn thành công việc một cách tốt nhất”.

Quên khái niệm nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật túc trực ở sân bay đón khách suốt cả đêm, khàn tiếng hay phát ốm đều là những “chuyện thường ngày ở huyện” đối với các nhà ngoại giao chuyên lễ tân trong những ngày phục vụ hội nghị.

Những tình huống bất ngờ…

Những sự kiện lớn của đất nước đều được cục Lễ tân Nhà nước lên kế hoạch chuẩn bị trước hết sức tỉ mỉ. Tuy nhiên, đối với công việc này, đôi khi rất nhiều tình huống bất ngờ xảy ra đòi hỏi những cái đầu nhanh nhạy, ứng phó kịp thời. Nói đến những tình huống bất ngờ trong công việc, ông Dũng lại bồi hồi nhớ lại câu chuyện ASEM – 5 (2004).

Khi đó Thủ tướng Campuchia và Nhật Bản ở tại khách sạn Nikko. Theo nguyên tắc của ASEM và kịch bản đã được phê duyệt, các Trưởng đoàn rời khách sạn đến dự phiên khai mạc theo thứ tự ABC (theo tên nước), như vậy Trưởng đoàn Campuchia sẽ phải rời khách sạn trước đoàn Nhật Bản.

Tuy nhiên sắp đến giờ xuất phát thì Thủ tướng Campuchia phải gọi điện về để xử lý việc gấp trong nước, do vậy bạn đề nghị được rời khách sạn muộn hơn 20 phút so với dự kiến. Nếu theo đúng nguyên tắc và kịch bản thì đoàn Nhật và các đoàn tiếp theo ở các khách sạn khác cũng sẽ phải rời khách sạn chậm 20 phút, như vậy lễ khai mạc sẽ bị muộn.

Sau khi báo cáo và hội ý nhanh với lãnh đạo, tiểu ban an ninh, với tư cách là trưởng nhóm quản lí trực tiếp và điều hành xe, cán bộ lễ tân tại khách sạn đã quyết định cho Trưởng đoàn Nhật bản rời khách sạn Nikko trước đoàn Campuchia theo đúng thời gian quy định và lễ khai mạc ngày hôm đó đã diễn ra rất suôn sẻ, đúng giờ.

“Làm lễ tân phải tôn trọng các quy định, nguyên tắc và đảm bảo sự bình đẳng nhưng cũng phải hết sức linh hoạt, khéo léo để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, không làm khách khó xử”, ông Dũng tâm sự.

Trong nhiều năm qua, cục Lễ tân Nhà nước đã phục vụ rất nhiều chuyến thăm cấp cao của lãnh đạo nước ngoài vào Việt Nam trong đó có những chuyến không có tiền lệ mà chúng ta phải vừa làm vừa sáng tạo.

Chẳng hạn chuyến thăm của Nhà vua và Hoàng hậu Thụy Điển vào năm 2004. Chuyến thăm của Nhà vua và Hoàng hậu Nauy quả là câu chuyện lớn của lễ tân Việt Nam vì chưa từng xảy ra trong lịch sử - chuyến thăm cấp hoàng gia phương Tây đầu tiên đến Việt Nam.

Tuy nhiên, lễ tân chúng ta cũng gây ấn tượng tốt đối với phía bạn. Đối với đoàn Thụy Điển, bắt nguồn từ mối quan hệ truyền thống tốt đẹp, chúng ta dành cho phía bạn nghi thức đón trang trọng nhất và cũng không kém phần thân thiết.

Nhà vua và Hoàng hậu ngồi xích lô dạo trong phố cổ Hà Nội chia sẻ niềm vui với Thủ đô, bắt tay thân thiện với công nhân nhà máy giấy Bãi Bằng nghỉ đêm trên tàu ở Hạ Long, sẵn sàng đi xuống lối nhỏ ở địa đạo Củ Chi để xem nhà cứu thương, nhà bếp..., tự mình xách túi, Nhà vua Thụy Điển hỏi kĩ tập quán thờ cúng tổ tiên, đặt bàn thờ của Việt Nam. Hoàng hậu luôn mang theo cuốn sách giới thiệu du lịch Việt Nam, đi đến địa điểm nào thì mở trang sách đã gập sẵn ra xem. Tình cảm vượt ra ngoài mọi nghi lễ.

Sau này Nhà vua và Hoàng hậu Thụy Điển còn tiếp tục bày tỏ sự hài lòng với lãnh đạo phía ta trong chuyến thăm Thụy Điển nhân ngày Việt Nam tại Thụy Điển của Phó Thủ tướng Vũ Khoan hồi tháng 11.

Điều này đã để lại cho lễ tân nhiều bài học quý, xuất phát từ mối quan hệ đặc thù của từng nước ta có thể linh hoạt những nghi thức đón tiếp mang lại sự hài lòng cao nhất trong lòng nước bạn đảm bảo cho sự phát triển quan hệ song phương tốt đẹp. Đặc biệt, sáng kiến đi bộ từ Hội trường Ba Đình đến trung tâm Hội nghị Quốc tế Lê Hồng Phong của nước chủ nhà đã gây cảm xúc rất mạnh cho đoàn đại biểu tham dự ASEM – 5.

Tiết trời cuối thu hôm ấy trong lành, không gian thoáng đãng, phố cổ Bà Huyện Thanh Quan trở thành “con đường lịch sử” ngập hoa và cờ. Một cảm giác yên bình đến với mỗi đại biểu, tạo ấn tượng tốt cho phiên khai mạc Hội nghị… xác định chuẩn bị ASEM – 5 là công việc quan trọng nhất trong năm 2004, Tiểu ban Lễ tân được thành lập từ đầu năm 2003.

Các đề cương kịch bản đã dần được lên dây cót 1 tháng trước khi diễn ra Hội nghị, tất cả các đề án đã hoàn thành với kế hoạch phân công cụ thể, đồng thời dự trù những phương án khác nhằm “liệu cơm gắp mắm”, phòng khi sự cố xảy ra.

Ông Dũng chia sẻ: “Công tác chuẩn bị quyết định tới 90% thành công của một chuyến gặp gỡ cấp cao hay các hội nghị mà Việt Nam đăng cai. Trong năm 2016 công việc ngày càng nhiều, trọng yếu là tổ chức đoàn lãnh đạo nước ta có các chuyến thăm cấp cao đến các nước trong ASEAN, đặc biệt chuẩn bị chu toàn Hội nghị APEC 2017. Từ khi nhận được quyết định Việt Nam đăng cai Hội nghị APEC, cục Lễ tân Nhà nước đã tiến hành công tác chuẩn bị từ tháng 6/2014, để đảm bảo hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp”.

Đôi điều trăn trở trước thềm năm mới

Khi được hỏi về những khó khăn trong công việc, ông Dũng chỉ cười trừ và nói rằng: “Khi chúng tôi yêu nghề, công việc là niềm say mê, có khó khăn tới mấy cục Lễ tân Nhà nước vẫn luôn cố gắng vượt qua”.

Ông cho rằng khó khăn lớn nhất hiện nay là Việt Nam càng tham gia hội nhập sâu rộng với thế giới, các hoạt động đối ngoại ngày càng nhiều, xu thế thế giới ngày càng hướng tới sự tiến bộ hiện đại, mà chúng ta còn nhiều thiếu sót cả về nhân lực và trình độ.

Những khóa học đào tạo thêm nguồn nhân lực có trình độ bắt kịp xu thế tiến bộ của thế giới sẽ giúp cho cục Lễ tân hoàn thiện hơn từng ngày. Ông Dũng chia sẻ thêm: “Chúng tôi rất tự hào vì đã vượt qua được thách thức lớn, anh em đều thấy mình trưởng thành hơn rất nhiều. Khó khăn nhất đối với chúng tôi lúc này là đảm bảo được nguồn nhân lực trẻ đầy đủ tri thức và kĩ năng”.

Bàn về kế hoạch phát triển của lễ tân Việt Nam trong thời gian tới, ông cho rằng Lễ tân còn nhiều việc phải làm. “Muốn lễ tân Việt Nam thay đổi vừa đảm bảo truyền thống vừa phù hợp với thông lệ quốc tế, nên chăng chúng ta nên giảm bớt những nghi lễ, thiết thực nhưng vẫn thể hiện sự chu đáo, mến khách của nước chủ nhà không chỉ là xã giao thông thường, lễ tân đối ngoại rất cần thiết cho công việc của bất kì nhà ngoại giao nào từ việc xưng hô với một vị đại sự tới việc đón tiếp đoàn. Nên chăng chúng ta có khóa học ngắn ngày cho những người làm đối ngoại ở các bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp để giúp họ hiểu hơn về lễ tân ngoại giao, tự tin hơn khi tiếp xúc đối ngoại góp phần vào thành công của các hoạt động đối ngoại của nước nhà”, ông Dũng chia sẻ.

Trong núi công việc của lễ tân ngoại giao năm qua còn phải kể đến chuyến phục vụ các cơ quan ngoại giao, lo đảm bảo quyền ưu đãi, miễn trừ cho họ, nghi lễ tổ chức, an ninh, trình quốc thư, sắp xếp gặp lãnh đạo.

Ngoài ra chúng ta lần đầu tiên tổ chức 30 nhà ngoại giao nước ngoài đi thăm các tỉnh Nam Bộ trong vòng 1 tuần lễ nhằm giúp các nhà ngoại giao có dịp tận mắt chứng kiến cuộc sống của người dân nơi đây. Đồng thời mở rộng quan hệ của các cơ quan đại diện với các địa phương. Nâng tầm lễ tân ngoại giao hơn nữa.

Xu thế thế giới đòi hỏi lễ tân nên chuẩn hóa, chính quy. Đơn giản hóa nhưng giữ vững truyền thống dân tộc và thông lệ quốc tế. Các nước Pháp, Ấn Độ, Trung Quốc coi lễ tân là then chốt. Quy định lễ tân cho các bộ ngành khác đều phải theo hướng dẫn của Nhà nước chứ không phải mạnh ai người ấy làm. Chú trọng công tác đề xuất với Đảng, Nhà nước cải tiến một số nghi lễ phù hợp. Lễ tân phải luôn đổi mới và cập nhật các xu hướng chung trên thế giới.

Ông Dũng mong rằng trong năm tới sẽ nhận được sự quan tâm hơn nữa của Đảng và Nhà nước để cục Lễ tân Nhà nước ngày càng trưởng thành hơn. Nhiều người hình dung, những người làm lễ tân chỉ quần là áo lượt, bước khoan thai bên cạnh lãnh đạo cấp cao hay đơn giản chỉ đặt vé máy bay, xếp phòng.

Ba đánh giá của các đoàn cấp cao dành cho lễ tân là “mồ hôi, chuyên nghiệp và nỗ lực phi thường” của ngoại giao Việt Nam. Chính họ, những người mang phận làm dâu trăm họ ấy là những người tạo nên ấn tượng đẹp cho khách nước ngoài ngay từ khi đặt chân xuống máy bay cho đến khi lên lại máy bay về nước.

ĐỖ CHANG – PHAN GIANG